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主持会议有哪些成功技巧
来源:搜会网 2010-1-18 14:38:02

    开会是一个很重要的能力,除了参与会议,主持会议的能力更是关键,影响整个会议的运作与实质效益。既然大家花了时间开会,自然希望讨论事项能透过会议获得有效的解决;一个失序、缺乏条理的会议,只是浪费大家的时间与公司的资源成本。
  因此主席是会议中的灵魂人物,公司里的每一个人都应该轮流练习主持会议,藉此学习掌握时间、管理有效的议程讨论、并获致结果、减少冲突。下面搜会网将为大家介绍几点在会议主持过程中需要注意的一些事项:
  座位安排学问大
  首先,会议席次的安排便是一门大学问,虽然这通常得仰赖幕僚,但主席更应深谙此间的道理。如果幕僚对会议的内容与公司人事状况了解的话,透过安排议程与座次,便能化解掉原先可预见的冲突。
  例如,主席的右手边或正对面,通常会安排其最常咨询、且沟通无阻的同仁,这个人必须能维持公正客观,同时勇于提醒主席应注意事项,以利会议进行。
  为了不让会议的权力偏重一方,主管们不宜坐在一起,各部门主管与部属最好穿插着坐,同部门的主管与部属不要坐隔壁,而应坐斜对面,部属才能畅所欲言。不过,欲协助主管开会的部属,则可以坐在主管右手边以便备询。
  重要的是,老板座位旁边最好安排一个敢言的人,才不会让老板主导会议,而部属却总是沉默。
  另外,也可以用座位的布置来调节一些可预见的冲突;例如,不要安排原本就针锋相对的同仁,直接面对面地坐着开会,而可安排他们坐较远的斜对面、或坐成L型,中间隔几位能缓冲两位歧见的同事。
  所以比较好的会议桌,确实是圆形或椭圆形的,方桌会给人谈判、好象战场的感觉。
  而在会议进行中,若出现与会者发言离题或是交头接耳的情况,主席应该礼貌地提醒与会者,因时间有限,请回到正题或集中精神;若是主席自身发言离题,则有赖与会者的会议管理能力,提醒主席回到正题。
  另外在阶级分明的组织中,主席必须要能引导、邀约每个人发言。如果有少数人的意见过于踊跃,似乎垄断了会议的发言权,主席可以表示,希望征求新的意见,请其它没有发表意见的人轮流发言;轮流发言使每个人都有表达的机会,而且「对事不对人」,垄断发言者也不会觉得不舒服。
  谨守中立原则
  若会议中发生冲突,主席必须非常敏锐,最重要的原则便是「中立」,唯有中立才能保持客观,引导大家做「意见之争」,而非「人与人之争」。有一句话说得很好:「人与人的竞争是毁灭性的,但是意念与意念的竞争是建设性。」就事不就人,出了会场,会议中的一切意见之争不会带有任何杀伤力。所以当冲突发生,主席必须提醒每个人就事而论,别做人身攻击。
  具争议性的讨论如果破裂,不要僵持不下,主席应先请大家讨论其它议案,缓和气氛后再讨论,或者将该议案尽快择日再议。
  但是在此次的会议结束前,应讨论大家散会后的准备工作;例如,请意见不同的两方,准备齐全的相关资料,以便于下次会议中提出讨论。而不是将棘手的议案搁置、延后再议,大家却仍然没有准备、两手空空地参加下次会议,又是一场从零开始的争议,吵闹不休,永远没有办法解决问题、获致结论。
  所以散会的条件是,清楚拟定下次的议程或方向,而且时间必须尽快且经大家同意。
  只要每个人都具备参加会议或主持会议的能力,充分地投入议程,自然较愿意为自己在会议中的承诺或决策负起责任,一切决策的执行才会真正落实。

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